提前計劃

　　應為未來全年的參展項目進行計劃和準備。為此，應設定可變通適用于多種場合、多種需求、可部分或全部地多次應用的通用展位模塊化系統(tǒng)。

　　與行業(yè)協(xié)會聯(lián)合參展

　　集體參展對于小型公司或首次參展公司是非常有效的參展模式，這種模式不僅有利于控制成本，而且能獲得理想的參展效果。

　　考慮標準展位套餐

　　許多展會主辦機構(gòu)都向有一定展位裝修要求的參展商提供多種標準展位解決方案，其中涉及從家具、地毯到電力及能源供應等大多數(shù)展位設施，能幫助您簡化展位搭建預算過程，因此是一種非常有效的成本控制手段。

　　制定詳細預算表

　　根據(jù)您的參展目標，進行實施任務細分，然后估算各項成本。其中，應盡量縮減預算規(guī)模，但務必確保涵蓋所有可能的支出項目，同時應對各支出項目增加約10%的預算余量。

　　記錄支出

　　根據(jù)預算持續(xù)記錄各項開支，并集中記錄所有采購訂單及發(fā)票。隨時檢討造成超支的原因，不斷提高將來計劃及預算的效率及效力。

　　及時反饋所有表格

　　逾期訂單及最后時刻的更改往往可能導致額外支出。

　　參展不僅止于展位

　　切忌將所有預算都集中于展位設計建設(盡管這是一種常見錯誤)，應分配出足夠資源用于參展宣傳推廣、人員培訓與維持及展會后活動(如電話營銷、直郵等跟進銷售行為)。

　　選擇可靠的展位設計公司

　　如果您決定不采用標準展位方案，應選擇確實有能力按時、按預算完成任務的設計公司。為此，您可以聯(lián)系相關展會工程承包商協(xié)會索取設計公司名單，并向候選公司過往客戶了解設計公司的服務記錄。

　　直接聯(lián)系展位搭建承包商

　　參展商直接與展位搭建承包商聯(lián)系通常能更節(jié)省成本，尤其是在模塊化展位設計中，因為許多承包商都會在整體展位搭建服務中免費提供設計咨詢服務。

　　利用免費宣傳機會

　　正面的媒體編輯報道是對公司的最佳宣傳形式之一，而且是免費的。因此，應認真撰寫媒體發(fā)布材料，并在適當?shù)臅r機向展會公關代理機構(gòu)及相關行業(yè)媒體傳達。

　　珍惜使用銷售資料

　　不要在展位向所有觀眾發(fā)放昂貴的銷售資料。應制作簡裝版本資料作普通發(fā)放用途，而精裝版本資料則專門針對那些有真正購買意向的觀眾。

　　緊縮控制開支

　　在項目開始階段明確規(guī)定公司將負擔哪些開支。除按參展項目期限向員工預付一定標準的餐費及業(yè)務交際費補貼外，所有正當超支部分應由當事人按規(guī)定進行事后報銷。此外，每日展會閉館后應將展位上的酒水及電話等物品及設施妥善鎖存。