近幾年，企業(yè)參展成為企業(yè)前進(jìn)的“試金石”，在展會(huì)上如何接待客戶，就顯得格外重要。經(jīng)過(guò)分析，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：
一 心理準(zhǔn)備：調(diào)整好心態(tài)沒(méi)有什么好準(zhǔn)備的，外國(guó)人也是人，有些人的素質(zhì)還相當(dāng)差，就是跟咱中國(guó)農(nóng)民起家的批發(fā)戶一樣，見(jiàn)多了就，沒(méi)感覺(jué)了，就平時(shí)怎么跟人說(shuō)話就怎么跟他們說(shuō)就行。
外商不是來(lái)做慈善外交的，而是來(lái)跟你合伙賺錢的，賺錢永遠(yuǎn)是第一。外商心里具體在琢磨什么，你猜不到也沒(méi)必要去猜，只牢記一點(diǎn)，大家合作賺錢，這樣心態(tài)就平和了，不卑不亢。
拋開這些不切實(shí)際的東西, 放松自己, 做個(gè)真實(shí)的而不是裝模作樣的人, 往往更能贏得外商的尊重，把事情辦好----外商和我們一樣，愿意跟一個(gè)看上去比較穩(wěn)重地道，而不是一個(gè)跑前跑后、慌張亢奮的家伙做生意。
STEP ONE：心理的準(zhǔn)備。
二行程安排同客戶商討參觀訪問(wèn)行程表, 同工廠(公司接待部門)溝通, 一切敲定之后, 發(fā)送郵件貨傳真讓客戶確認(rèn), 同時(shí)讓工廠做好接待準(zhǔn)備。
既然是來(lái)賺錢，而不是來(lái)旅游觀光，商務(wù)性的、務(wù)實(shí)的、緊湊的行程安排總是最受歡迎的。大擺宴席以及陪他們旅游反而不一定能促成交易。
因此，事先跟外商詳細(xì)商量好他的行程，但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出, 看哪些產(chǎn)品和車間, 揚(yáng)長(zhǎng)避短, 把你想展示給外商的東西充分安排進(jìn)去?？梢哉髑笸馍痰囊庖?jiàn)，也可以把自己設(shè)想成外商，"如果我到一個(gè)陌生國(guó)度的陌生供貨廠去考察，希望看到什么?"
實(shí)際到訪的時(shí)候，嚴(yán)格按照行程計(jì)劃來(lái)做(甚至故意嚴(yán)格去做也無(wú)妨)，常能給外商以好印象。---道理很簡(jiǎn)單，采購(gòu)商并不討厭古板的供貨商，最怕說(shuō)了不算、無(wú)明確計(jì)劃的廠家。
STEP TWO：如果可以，實(shí)現(xiàn)跟客人商量好行程安排，至少應(yīng)該知道客人來(lái)中國(guó)的時(shí)間和班次和聯(lián)系方式。
三公司信息的把握這個(gè)前面已經(jīng)說(shuō)過(guò)，你首先應(yīng)該對(duì)公司產(chǎn)品，生產(chǎn)流程，技術(shù)參數(shù)了解了才有可能帶領(lǐng)客人參觀。
STEP THREE：事前最好準(zhǔn)備一些關(guān)于公司的英文介紹，整個(gè)生產(chǎn)流程的英文，省的到時(shí)候翻譯出現(xiàn)困難。另外，對(duì)于一些客人可能問(wèn)到的問(wèn)題要提前準(zhǔn)備好。
四 客人信息的打探1、了解客戶，包括客戶的詳細(xì)聯(lián)系資料，公司背景，公司實(shí)力，經(jīng)營(yíng)狀況，經(jīng)營(yíng)范圍，客戶此次來(lái)訪的目的，主要對(duì)什么感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)，經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，技術(shù)水平，近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字。
2.詳細(xì)了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學(xué)歷，愛(ài)好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jī)，他對(duì)投資項(xiàng)目的興奮點(diǎn)。
3 調(diào)查客戶性質(zhì)：客戶來(lái)之前你就需要對(duì)客戶進(jìn)行一些評(píng)估，是哪國(guó)人?是零售還是批發(fā)?網(wǎng)站是什么內(nèi)容?針對(duì)于哪些產(chǎn)品?區(qū)域市場(chǎng)在哪等等。
4 了解客人的宗教問(wèn)題，以方便接待。多了解客人國(guó)家習(xí)俗，習(xí)慣和喜好，注意細(xì)節(jié)，對(duì)自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解，對(duì)本國(guó)文化當(dāng)然應(yīng)該多了解，客人問(wèn)及時(shí)至少也應(yīng)知道一點(diǎn)，不要這些都能贏得客人對(duì)你的尊敬。 不僅在工作上，在其它方面都是這樣。
STEP FOUR：了解客人公司及其本人的信息，更能達(dá)到知彼!
五 準(zhǔn)備接待材料和工作(STEP FIVE)1 參觀和談判可能用到的物品：
數(shù)碼相機(jī)、預(yù)先準(zhǔn)備好的CD盤刻錄的產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹(包括你們常用的付款方式，生產(chǎn)周期等)，產(chǎn)品冊(cè)子，易于攜帶的小樣品;色板，計(jì)算器，尺，筆記本，訂書機(jī)，圖冊(cè)還有針對(duì)性的報(bào)價(jià)單。記得要在客人來(lái)之前回顧一下以前的來(lái)往郵件，作好基本的準(zhǔn)備。
一個(gè)專門的記錄本子，計(jì)算器，價(jià)格表，記錄本子 最好選用有活頁(yè)的夾子。過(guò)一段時(shí)間可以整理一下，但是，已經(jīng)記錄的不能隨便扔掉，整理好備查。
2、公司大廳的歡迎客戶來(lái)訪之類的接待牌， 讓客人感覺(jué)其受到重視。提前告訴前臺(tái)接待有XX公司客來(lái)訪，若接待能記住來(lái)訪的客人名字就更好了。
3、會(huì)議室的安排，談判資料的預(yù)備，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及相關(guān)需要展示客戶的文件資料以證明公司實(shí)力。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀詳盡，至少包括：
企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，市場(chǎng)分析， 往年的業(yè)績(jī)清晰的組織結(jié)構(gòu)圖，客戶服務(wù)流程，企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，投訴渠道，處理流程研發(fā)隊(duì)伍的實(shí)力， 歷史榮譽(yù)，開發(fā)的項(xiàng)目介紹，實(shí)驗(yàn)室的參觀，負(fù)責(zé)人的資力介紹， 榮譽(yù)證書，各種認(rèn)證4 事先準(zhǔn)備好接機(jī)牌，公司大廳接待牌，打掃公司接待談判室，樣品卡的準(zhǔn)備，客人感興趣的其他產(chǎn)品的準(zhǔn)備。
5 咖啡茶及一些小食品糖果的準(zhǔn)備。
6 客人小禮物及樣品的準(zhǔn)備。
7.提前確定與外商談判的三個(gè)方案，最佳方案，折中方案和妥協(xié)方案;準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個(gè)方案的策略和手段。
注意：有時(shí)候需要打印接待通知，下發(fā)給相關(guān)部門或工廠!
8 對(duì)附近娛樂(lè)設(shè)施及購(gòu)物休閑設(shè)施 要了解。
六 接機(jī)和酒店安排1、確認(rèn)時(shí)間，確認(rèn)酒店，拿接待牌并提示客人，在機(jī)場(chǎng)迎接;車上和客戶所聊話題可以是輕松愉快的，比如訊問(wèn)客戶旅途狀況，簡(jiǎn)潔城市特色或者 文化特點(diǎn)等(STEP SIX)2 如果沒(méi)有實(shí)現(xiàn)商量好，可以在車上問(wèn)客人的行程打算，然后再具體定，一般是先把客人送到你預(yù)定的的酒店，有時(shí)候是客人自己預(yù)定。和客戶敲定酒店星級(jí),房間 (一人一間,還是share room, 樓層,吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細(xì)節(jié), 酒店挑選上要注意, 很多酒店號(hào)稱5星, 結(jié)果連3星的水平都沒(méi)有, 然后就近安排(距離工廠近的地方或者距離機(jī)場(chǎng)近的酒店), 安排妥當(dāng)以后, 告知客戶具體飯店地址電話. 一般是先接送至酒店后, 將訪問(wèn)時(shí)行程和工廠資料等文件交給客戶, 敲定第二天參觀訪問(wèn)事項(xiàng), 也有客戶直接先去工廠參觀, 務(wù)必提前讓工廠準(zhǔn)備.(STEP SEVEN)3、如果是客人先休息，那離開前先確定去酒店接客戶來(lái)公司的時(shí)間;有時(shí)候客人直接去參觀。(STEP EIGHT)注意：與外商協(xié)商確定談判的日程安排，對(duì)各個(gè)時(shí)間段的銜接要精確和細(xì)致，如在哪個(gè)酒樓吃飯，吃什么菜等等。一般的外商對(duì)午餐很隨便，一份盒飯 也可以!
七 安排參觀和談判1 第二天準(zhǔn)時(shí)至酒店接客戶(不同國(guó)家的客戶對(duì)時(shí)間的觀念會(huì)有不同, 我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候。(STEP NINE)2 接到工廠或者辦公室之后, 根據(jù)行程表進(jìn)行參觀訪問(wèn)和會(huì)談, 安排專人記錄會(huì)議內(nèi)容,如果第一次接觸, 應(yīng)安排多媒體會(huì)議室, 雙方可以用投影幻燈對(duì)各自的企業(yè)進(jìn)行介紹。(STEP TEN)3 談判談判技能主要是練出來(lái)的，不是學(xué)習(xí)或者理論可以造就的。你需要多與人交流，包括多去一些市場(chǎng)進(jìn)行買賣訓(xùn)練，甚至討價(jià)還價(jià)的訓(xùn)練。談判的基礎(chǔ)上互信互 利，要保證自己的盈利基礎(chǔ)上想辦法為客戶盈利是很重要的。談判的順序，參觀公司工廠的順序，陪同人員的級(jí)別，產(chǎn)品介紹的專業(yè)性和正確性，務(wù)必給客人留下專 業(yè)的好印象，切忌不能一問(wèn)三不知，當(dāng)然這些都來(lái)源于平時(shí)工作經(jīng)驗(yàn)的積累和學(xué)習(xí)。(STEP ELEVEN)4，一定要隨身帶著筆記本隨時(shí)記錄客戶的要求，詢問(wèn)的款式，以便在郵件回訪時(shí)有針對(duì)性。讓所有客人了解自己公司的操作方式，能使客人更傾向 于合作，對(duì)于敏感問(wèn)題保持沉默，矜持的習(xí)慣應(yīng)該避免。更不要對(duì)客人撒謊，自己是工廠，自己制造產(chǎn)品?？腿说囊恍┰u(píng)估方式關(guān)鍵是在于如何和你合作，你如何和 他互動(dòng)操作等，你的產(chǎn)品質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和你交貨期穩(wěn)定性等。
5 聊天，這很重要，幾句話就打消他的矜持。講的內(nèi)容可以是匯率，建設(shè)，基金，家庭，房?jī)r(jià)，收入等成人問(wèn)題。通過(guò)這些對(duì)對(duì)方性格充分了解，然后在談生意時(shí)在有分歧的地方進(jìn)行具體交流。
6 打印談判報(bào)價(jià)單或合同給客人。(STEP TWELVE)7 客人走時(shí)要送到門口，當(dāng)然最好是送到電梯口，等客人上了電梯，道了再見(jiàn)，電梯門關(guān)上后再回到辦公室。實(shí)際操作中直接去一起吃飯了!
