落實(shí)細(xì)節(jié)是關(guān)鍵
真正操作好一個(gè)會(huì)議，從籌劃開(kāi)始，到具體操作并落實(shí)甸一個(gè)細(xì)節(jié)，其過(guò)程相當(dāng)辛苦和復(fù)雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會(huì)議，因?yàn)楦鞣矫骊P(guān)系熟一些，可能操作起來(lái)會(huì)比較順利，如果是在外地舉辦會(huì)議，那么會(huì)議操作的難度會(huì)提高，很多因素是辦會(huì)者預(yù)先無(wú)法預(yù)料和控制的。如:1.工作量大、涉及而廣、事無(wú)巨細(xì)、親歷親為。會(huì)議執(zhí)行人員需耗費(fèi)大量體力和腦力:2.由于會(huì)議形式多樣，不是每一個(gè)會(huì)議執(zhí)行人員都經(jīng)驗(yàn)豐富，需要相關(guān)人士的指點(diǎn);3.由于要
與不少相關(guān)單位(酒店、機(jī)場(chǎng)、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊(duì)等)發(fā)生聯(lián)系，就某一問(wèn)題進(jìn)行談判，達(dá)成利益合作，勢(shì)必牽扯到付款問(wèn)題。這樣會(huì)產(chǎn)生多頭付款現(xiàn)象，對(duì)財(cái)務(wù)操作帶來(lái)不便。諸如此類的問(wèn)題，會(huì)有很多。
因此，在舉辦會(huì)議前，策劃者應(yīng)該具體明確以下要點(diǎn):
預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期、會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)的周期、計(jì)劃召開(kāi)會(huì)議的地點(diǎn)、明確會(huì)議形式或會(huì)議召開(kāi)程序、需要場(chǎng)地的大小與類型、到會(huì)人數(shù)的多少、會(huì)議預(yù)算是多少、計(jì)劃選用的酒店和設(shè)施的級(jí)別、為參會(huì)者提供的房間標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)列表、制作會(huì)議邀請(qǐng)函的責(zé)任人、會(huì)議相關(guān)資料的打印負(fù)責(zé)人、確定會(huì)議的發(fā)言人(特別是重要發(fā)言人)、會(huì)議需要的視聽(tīng)設(shè)備的級(jí)別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負(fù)責(zé)、酒會(huì)、招待會(huì)的次數(shù)、與會(huì)者的參會(huì)條件及優(yōu)惠措施、是否為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)等等。
細(xì)化預(yù)算
在這些要點(diǎn)中，有一點(diǎn)最關(guān)鍵，那就是會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算是有規(guī)律的，也是有方法可循的。
1.制定財(cái)務(wù)目標(biāo)財(cái)務(wù)目標(biāo)必須與公司和項(xiàng)目的總目標(biāo)相一致。有時(shí)候，項(xiàng)目目標(biāo)是信譽(yù)目標(biāo)而不是贏利目標(biāo)。(如:年終慶祝大會(huì)可能是為了增強(qiáng)公司在員工心目中的良好信譽(yù)和感謝他們?cè)谶@一年創(chuàng)造了良好佳績(jī)。該活動(dòng)的開(kāi)支最
有可能全部由某個(gè)部門來(lái)負(fù)擔(dān)，根本不是期望從中賺錢或是壓縮開(kāi)支。)另外，項(xiàng)目的核心財(cái)務(wù)目標(biāo)是為了贏利。(如:而向公眾的培訓(xùn)班和展覽會(huì)，必須賺到錢。)
2.制定預(yù)算預(yù)算是協(xié)助策劃者實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的一個(gè)工具。預(yù)算中的費(fèi)用有兩類—A:固定費(fèi)用。它不隨著活動(dòng)的參加人數(shù)而變動(dòng)，即使實(shí)際收益少于預(yù)期收益時(shí)，固定費(fèi)用也不變。項(xiàng)目的市場(chǎng)營(yíng)銷費(fèi)是一種固定費(fèi)用。在策劃會(huì)議過(guò)程中，同各方面談判協(xié)商時(shí)，必須考慮自己所編制的費(fèi)用預(yù)算。在合同即將簽訂時(shí)，問(wèn)問(wèn)自己留了多大余地應(yīng)付因天氣或其他因素而產(chǎn)生的出席人數(shù)的變化情況。確保任何談妥的定金或違約費(fèi)在需要支付時(shí)能提供這筆錢:B可變費(fèi)用。它是根據(jù)出席人數(shù)或其他因素的變動(dòng)而變動(dòng)的。如餐飲費(fèi)用，屬可變費(fèi)用。
