由于會(huì)展的類型和層次不同，其辦展主體參差不齊，預(yù)算的內(nèi)容、范圍和支出總額有犬壤之別。如奧運(yùn)會(huì)、世博會(huì)的主辦者是一個(gè)國家，需要舉國參與，投資以億計(jì);而一個(gè)產(chǎn)品推介會(huì)的主辦者只是單個(gè)企業(yè)，花費(fèi)可以不足萬元。基于會(huì)展的復(fù)雜性，只能針對(duì)各類會(huì)展的共性，即舉辦不同類型會(huì)展所共同關(guān)注的項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算分析。
根據(jù)制定預(yù)算的主體不同，可分為組織者預(yù)算和參展商預(yù)算兩類。下而將分別對(duì)這兩類預(yù)算的內(nèi)容進(jìn)行具體分析。
1.會(huì)展費(fèi)用
會(huì)展界一般將展覽費(fèi)用劃為四大類，并根據(jù)不同特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)，提出分配比例和備用比例。
作為會(huì)展的組織者，會(huì)展場地租用和與會(huì)人員的住宿問題是一項(xiàng)主要的開支，因此在預(yù)算時(shí)要注意以下問題:會(huì)展地點(diǎn)收費(fèi)如何計(jì)算?是否有淡季折扣?工作日和雙休日是否有區(qū)別?是否需要押金?有哪些附加收費(fèi)?哪些費(fèi)用可以延期支付?客房的價(jià)格是否穩(wěn)定?是否有免費(fèi)使用的房間?會(huì)展預(yù)訂的賓館對(duì)遲到的客人如何安置?會(huì)展地點(diǎn)接受哪些貨幣?是否可以用信用卡消費(fèi)?會(huì)展場地是否可以預(yù)訂?是否要求保險(xiǎn)?
會(huì)展費(fèi)用可以參照展覽方案分類逐項(xiàng)安排。預(yù)算要列明開支項(xiàng)目、預(yù)算額、實(shí)際開支額。為了說明特殊情況，可以添加一個(gè)備注欄。為了精確控制，有的預(yù)算者還列出預(yù)算額和實(shí)際開支額的差額比例以及占總額的比例，這兩種比例對(duì)以后做預(yù)算有很大的參考價(jià)值。
細(xì)致周密的預(yù)算可以提高工作質(zhì)量和效益，也可以作為評(píng)估的重要標(biāo)準(zhǔn)。成功的會(huì)展往往連續(xù)舉辦，因此每次預(yù)算都將作為重要的歷史資料，成為以后舉辦會(huì)展的參照樣本。
2.會(huì)展收益
會(huì)展的組織者除了對(duì)會(huì)展的支出項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃，還應(yīng)該仔細(xì)審視收益項(xiàng)目。
當(dāng)然，有的展會(huì)不以贏利為目的，主辦者只要把預(yù)算額全部合理支出即可。收益項(xiàng)目的考察和管理，能夠幫助組織者沖銷費(fèi)用，對(duì)整個(gè)會(huì)展活動(dòng)進(jìn)行全面把握。
收益項(xiàng)目的來源比較簡單，主要有以下幾項(xiàng)。
(1)撥款。是一種最簡單的收益來源。
(2)參展商注冊費(fèi)。參展商為參加會(huì)展所支付的攤位及報(bào)名費(fèi)。這類收費(fèi)額必須經(jīng)過細(xì)致精確的計(jì)算，保證能夠沖抵組織者在展場預(yù)訂、行政及后勤等項(xiàng)目上的支出。否則，參展攤位越多，組織者虧損額越大。
(3)門票收入。門票不僅能為組織者帶來收入，更是一項(xiàng)衡量會(huì)展影響力的重要指標(biāo)。在確定門票金額時(shí)，應(yīng)主要考慮參觀者接受程度。通常，專業(yè)性較強(qiáng)的展會(huì)觀眾人數(shù)較少，參觀者中專業(yè)觀眾((professional visitor，從事專業(yè)性展覽會(huì)上所展示產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)的觀眾，以及用戶觀眾)比例較高，對(duì)門票價(jià)格不敏感，可以收取較高的門票;非專業(yè)性展會(huì)觀眾人數(shù)多，有一定的價(jià)格敏感性，門票宜定低價(jià);還有一些具有公益性質(zhì)的會(huì)展，甚至完全免費(fèi)對(duì)公眾開放。
總之，門票價(jià)格的確定以達(dá)到預(yù)期的觀眾數(shù)量為基本原則。
(4)出售展品、紀(jì)念品的收入。對(duì)于文化商品交流類的展會(huì)，展品、紀(jì)念品的銷售是組織者的一項(xiàng)重要收入來源。所出售的展品和紀(jì)念品要保證質(zhì)量，其價(jià)格要與會(huì)展本身的定位協(xié)調(diào)一致，過高的價(jià)格影響銷售量，過低的價(jià)格則有損會(huì)展的品位。
(5)廣告、贊助。這是會(huì)展重要的收入來源。如奧運(yùn)會(huì)的主要收入之一就是企業(yè)的贊助和廣告。會(huì)展策劃設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容之一，就是通過各種渠道使相關(guān)行業(yè)的企業(yè)提前了解會(huì)展情況，鼓勵(lì)其參展，對(duì)著名企業(yè)要特別關(guān)注，以爭取它們對(duì)會(huì)展贊助和在會(huì)展中投放廣告。
會(huì)展不僅能為組織者帶來利益，還能為會(huì)展舉辦地的相關(guān)產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生巨大的拉動(dòng)作用。把會(huì)展的相關(guān)產(chǎn)業(yè)拉動(dòng)值計(jì)入預(yù)算，有利于組織者更好地把握會(huì)展效益。綜合考慮會(huì)展效益.
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