會展組織機(jī)構(gòu)在初步具備會展項(xiàng)目意向后，往往會組織一個正式或非正式的會展項(xiàng)目團(tuán)隊，按以下流程開展會展策劃工作。
　　
　　（1）信息收集、市場調(diào)研與項(xiàng)目可行性分析
　　
　　在會展策劃的第一階段，要根據(jù)初步的會展意向與目標(biāo)收集各方面信息，開展有效的市場調(diào)研，并根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)和料，對擬開展的會展項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析。如分析得出可行的結(jié)論，則可著手開展立項(xiàng)決策工作；反之，則改變原有意向，另行選題，重新開始這一階段的工作。
　　
　?。?）立項(xiàng)決策
　　
　　在可行性研究通過的基礎(chǔ)上，可以決定對會展項(xiàng)目立項(xiàng)和報批，準(zhǔn)備好相關(guān)報批程序和文件，并同時開始編制預(yù)算、制訂推廣策略等工作。
　　
　　（3）編制項(xiàng)目預(yù)算
　　
　　在明確立項(xiàng)的前提是下，根據(jù)項(xiàng)目歷史情況、相似項(xiàng)目數(shù)據(jù)、組織者經(jīng)驗(yàn)等，可以編制詳細(xì)的預(yù)算方案。預(yù)算不僅是會展運(yùn)營工作的指南，也是會展總結(jié)評估的重要參照體系。
　　
　　需要指出的是，在會展項(xiàng)目可行性研究階段，也有必要進(jìn)行初步的成本收入預(yù)算與利潤預(yù)期工作，為項(xiàng)目能否立項(xiàng)提是供經(jīng)濟(jì)依據(jù)。
　　
　　會展項(xiàng)目預(yù)算的主要內(nèi)容包括費(fèi)用項(xiàng)（固定費(fèi)用，如營銷費(fèi)用；可變費(fèi)用，如餐飲費(fèi)用）、收入項(xiàng)（如撥款、注冊費(fèi)、贊助）、預(yù)期利潤、損益平衡分析（可用于確定會展產(chǎn)品價格，如展位價格）。
　　
　　（4）擬訂項(xiàng)目營銷與推廣計劃
　　
　　會展項(xiàng)目的營銷和推廣貫穿項(xiàng)目運(yùn)營的全程，從最初的調(diào)研到最后的總結(jié)，都要充分利用各種機(jī)會開展這項(xiàng)工作。完善、系統(tǒng)、動態(tài)的營銷與推廣策劃是會展項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素。
　　
　　通常，可以應(yīng)用營銷組合策略進(jìn)行會展項(xiàng)目的營銷與推廣策劃，主要包括產(chǎn)品開發(fā)和定位策略、產(chǎn)品價格策略、營銷渠道策略和促銷策略。一來說，其中最核心的工作是招商、招展、招募與會者。
　　
　?。?）制訂項(xiàng)目實(shí)施方案
　　
　　項(xiàng)目實(shí)施方案主要是圍繞會展項(xiàng)目的場地安排、現(xiàn)場管理與服務(wù)、相關(guān)活動安排等展開策劃。策劃方案時間性、程序性強(qiáng)，內(nèi)容具體詳細(xì)，用圖表等表現(xiàn)形式應(yīng)用較多。
　　
　?。?）確定項(xiàng)目后續(xù)工作
　　
　　會展策劃的最后階段，要確定項(xiàng)目結(jié)束后的工作安排，包括會展總結(jié)、評估以及為客戶提是供的后續(xù)服務(wù)，把握客戶需求，保持與相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通，明確下一次活動的改進(jìn)方向，開展下一次會展活動的營銷。