電子郵件在展覽營銷工作中的應用與傳統(tǒng)通訊方式相比具有高效廉價的營銷特征，它融和了電話通訊的速度與郵政通訊的直觀性，顯示了強大的營銷優(yōu)勢。首先是速度快，電子郵件可以在瞬間將展覽展示的相關信息實時送達目標客戶的信箱。其次是方便性，與電話通訊不同，電子郵件不會因“占線”而浪費時間，目標客戶也無需在電話旁守候，從而跨越了時間和空間的限制。再者是價格低廉，展覽組織機構利用極其低廉的費用發(fā)送其他通訊方式無法負擔的信息。展覽的E一mail營銷的主要功能還可在八個方面實現(xiàn)品牌形象、展覽推廣、服務推廣、顧客關系、顧客服務、交叉營銷、市場調(diào)研、增強內(nèi)部競爭力等。
電子郵件營銷基本是以群發(fā)郵件的方式來實現(xiàn)的，在具體發(fā)送過程中，郵件到達率會受技術條件和環(huán)境的影響，同時也會受到郵件內(nèi)容策劃的影響。因此，群發(fā)郵件如要取得良好的效果，需在技術層面與文案創(chuàng)意方面進行精心的組織與策劃，這就要求掌握相關技巧：
1.主題要明確
電子郵件的便捷性，使得展覽展示營銷的目標客戶可能每天要處理大量類似的電子郵件。如果要讓郵件從眾多的其他郵件中“脫穎而出”，其秘訣就是將主題寫好，使主題明確和酲目，具有吸引力。郵件主題要本著實事求是的態(tài)度，切忌浮躁，要將郵件溝通或交流的內(nèi)容表達清楚。
2．內(nèi)容要切入重點
由于網(wǎng)絡信息量大，傳播速度快，目標客戶沒有更多時間去研讀一封與其無關的郵件，因此撰寫郵件內(nèi)容一定要切入重點，按照說事的重要程度依次說出，做到條理清晰，表達正確，必要時可在句段中加上1、2、3等作為引導。內(nèi)容中應避免使用模糊、籠統(tǒng)的字眼以及前后矛盾的語言。
3．告訴期望值
展覽營銷郵件應將需溝通的信息與內(nèi)容在郵件中交代清楚，需有明確的期望值，否則目標客戶將郵件讀完后還不知所云，電子郵件就失去了其應有的作用。因此，在郵件中應將重要的展覽信息（如展覽展示的時間、報名方式、截止日期等）、要求做的事（如參展回執(zhí)、填寫調(diào)查表、參加專題會議等）敘述清楚。只有明確期望值，郵件才不至于被忽略，造成重要事情的貽誤。
4．告訴詳細聯(lián)絡方式
當前由于技術或網(wǎng)絡的原因，仍有不少SMTP服務器總不能及時將郵件發(fā)送到對方郵箱，從而無法實現(xiàn)實時郵件傳遞。因此，在郵件中盡可能將發(fā)件人的聯(lián)系方式寫上，如QQ、ICQ、電話（包括辦公室電話、家庭電話、手機）、真實姓名、郵編、傳真等等，這樣目標客戶即使在電子郵件不暢通的情況下，也可通過其他方式聯(lián)系到發(fā)件人。
5．遵守職業(yè)道德與法律規(guī)定
一些展覽組織者認為，如果電子郵件使用適當，將會成為與目標參展商或歷屆參展商信息交流的最佳方式。但在使用電子郵件時還需要遵循一些法律規(guī)則，以避免被指控為垃圾郵件等不利后果。