展覽設(shè)計任務(wù)分配的程序

一、明確項(xiàng)目發(fā)起方式。在展覽設(shè)計任務(wù)分配前，首先需要明確陳列展覽項(xiàng)目發(fā)起的方式。

（1）自上而下，某一個組織或某個較高級別的主辦者出某種需求，通過項(xiàng)目形式來指定一個項(xiàng)目管理者或團(tuán)隊(duì)去開展項(xiàng)目。這種發(fā)起方式的優(yōu)點(diǎn)是有一個清晰、明確的組織結(jié)發(fā)起項(xiàng)目，可以通過一個清晰的程序來出新的項(xiàng)目想，而且常常從一開始就能獲得助。但這種方式往往容易忽視真正的需求，產(chǎn)生無意義的項(xiàng)目，以致浪費(fèi)大量的時間和源；項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目范圍的確定階段參與程度低，不利于項(xiàng)目有效管理，同時可能會造成主辦者過多地十預(yù)管理工作。

（2）自下而上，由某個或某些級別較低的人員產(chǎn)生項(xiàng)目想，并取得高層人員的支持將其付諸實(shí)施。在這種方式下，如果項(xiàng)目想的出者同時也是項(xiàng)目的管理者，他會積極努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。但是，前是發(fā)起者獲得高層人員的支持。

二、任務(wù)分配界定。明確目標(biāo)、工期、源數(shù)量及來源，及項(xiàng)目的利益相關(guān)者，其中最關(guān)鍵的間題是時間、成本、質(zhì)量的界定。在質(zhì)量的界定上，一般需要先進(jìn)行項(xiàng)目利益相關(guān)的分析，了解各利益相關(guān)者的質(zhì)量要求。利益相關(guān)者主要是：展覽主辦者、高級陳列展覽設(shè)計師、參展商、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)者。

（1）展覽主辦者，擁有項(xiàng)目資源調(diào)動權(quán)，對于項(xiàng)目的成功與失敗擁有實(shí)際的裁判權(quán)。主辦者在項(xiàng)目實(shí)施過程中的各個階段都起重要作用，如同意項(xiàng)目界定、檢查項(xiàng)目計劃、考評項(xiàng)目進(jìn)展情況、授權(quán)更改項(xiàng)目范圍、監(jiān)督項(xiàng)目質(zhì)量、移交項(xiàng)目工作的授權(quán)、項(xiàng)目后考評、終止項(xiàng)目等。

（2）高級陳列展覽設(shè)計師，高級陳列展覽設(shè)計師處于項(xiàng)目相關(guān)利益者中的核心地位，其任務(wù)和職責(zé)有：項(xiàng)目計劃、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、員工激勵、溝通等。高級陳列展覽設(shè)計師的能力和工作態(tài)度在很大程度上決定項(xiàng)目的成功與否。

（3）參展商，參展商在整個展覽場地中擁有自己一個獨(dú)立的空間，其目的是宣傳企業(yè)自身形象或展示企業(yè)產(chǎn)品，是陳列展覽設(shè)計師的直接服務(wù)對象。參展商會通過對展覽會的規(guī)模、檔次、知名度等情況做出分析，來判斷其成本入。

（4）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)包括專家小組、外部團(tuán)隊(duì)、內(nèi)部團(tuán)隊(duì)。專家具有專門的技術(shù)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，擔(dān)任咨詢和顧間的角色；外部團(tuán)隊(duì)是承接項(xiàng)目外包的組織，與項(xiàng)目單位可能就進(jìn)度、成本、質(zhì)量等各方面簽訂正式的協(xié)議；內(nèi)部團(tuán)隊(duì)是由來自本組織或部門的成員組成，其管理最重要。

（5）項(xiàng)目協(xié)調(diào)者，在某些大型項(xiàng)目中，可能會有專門的協(xié)調(diào)者管理項(xiàng)目。

三、制定任務(wù)分配，計劃大多數(shù)項(xiàng)目都是由若干任務(wù)組成，通過計劃可以確保對這些任務(wù)的內(nèi)容以及完成任務(wù)的最佳次序和最佳負(fù)責(zé)人有一個清晰的思路。計劃的過程也是確認(rèn)所界定的項(xiàng)目完成可能性的一個機(jī)會。計劃使在時間和成本約束內(nèi)完成項(xiàng)目的可能性進(jìn)一步明確化。